Kaikessa ei kannata yrittää olla paras, vaan kannattaa valita missä haluaa olla hyvä

Pitäisikö olla hyvässä entistäkin parempi, vai pistää paukkuja heikoimman lenkin kehittämiseen? Siinäpä kysymys, johon ei liene yhtä oikeaa vastausta. Mutta ennen kuin kysymyksen voi edes esittää, pitäisi olla käsitys siitä, missä ollaan hyviä ja missä huonoja - ja mikä on hyvän ja huonon mittari?

Best in Class!

Hankintafoorumi on vuodesta 2014 lähtien kehittänyt Best-in-Class –työkalua (BiC) jäsenyritysten käyttöön. BiC on LOGYn jäsenyrityksille ja -yhteisöille suunnattu itsearviointityökalu, jonka avulla organisaatio saa selkeän kuvauksen omasta hankintatoimen tilastaan verrattuna muihin hankintaorganisaatioihin sekä itse asetettuun tavoitetasoon. Hankintafoorumin vuoden viimeisessä jäsentilaisuudessa pureuduttiin BiC -työkalun tuloksiin ja hyödyntämiseen.

BiC -työkalun kehittäminen on ollut merkittävä panostus Hankintafoorumilta ja LOGY ry:ltä ja siihen on osallistunut lukematon joukko hankinnan ammattilaisia. Arvioinnin 176 kysymystä mittaavat kattavasti hankinnan suorituskykyä 13 eri osa-alueella. Työkalu lanseerattiin vuoden 2015 syksyllä ja tähän mennessä rekisteröityjä käyttäjiä on kertynyt 129. Arviointityökaluun ja kysymyksiin tutustuminen antaa erinomaisen kuvan hankinnan kokonaisuudesta, mutta vasta arvioinnin tekemällä organisaatio saa kättä pidempää ja näkemyksiä omien hankintojen kehittämiseen.

Luotettava taustadata

Hankintafoorumin vuoden 2016 päättäneessä foorumilaisuudessa kuultiin hyviä uutisia. Alusta alkaen kehitystyössä mukana olleiden Lappeenrannan teknillisen yliopiston ja Valion edustajat kertoivat tuloksista ja työkalun hyödyntämisestä. Professori Jukka Hallikas vahvisti tilaisuudessa, että vastausten lukumäärän ansiosta työkalusta saa nyt luotettavan geneerisen kuvan hankinnan tasosta, mutta vielä vastausmäärä ei kuitenkaan riitä toimiala- tai kategoriakohtaiseen vertailuun. Jukka mainitsi, että BiC työkalun tulokset ovat hyvä keino poistaa harhaluuloja organisaation hankinnan tilasta. Tämä kuitenkin edellyttää, että vähintään muutama henkilö tekee arvioinnin. Jukka muistutti myös siitä, että hankintojen kehittäminen on iteratiivinen prosessi. BiC työkalu soveltuu mainiosti myös kehityksen seuraamisen ja kehityssuunnitelmien päivittämisen tueksi.

Professori Jukka Hallikas esitteli havaintoja hankintatoimen tilasta ja suorituskyvystä tulosten analysointiin perustuen. Suurin kuilu nykytason ja tavoitetason välillä vastanneissa organisaatioissa on IT-järjestelmien, source-to-pay prosessin ja innovaatioiden osa-alueilla. IT ja digitalisaatio valikoitui samalla perusteella ensi vuoden Hankintafoorumin teemaksi. Ei liene kenellekään yllätys, että IT-järjestelmien osalta spendin hallinta korreloi vahvimmin hankinnan suorituskyvyn osalta. Jos spendin raportointi ja analysointi ei ole vielä kunnossa, se on syytä priorisoida hankinnan kehittämisessä. Tulosten perusteella strategisen hankinnan suorituskyvyn kanssa korreloivat arvioinnin osa-alueista kategoriahallinta, kustannusten hallinta ja innovaatiot. Toisin sanoen, jos em. osa-alueet ovat organisaatiolla hyvin hanskassa, on myös hankinnan yleinen suorituskyky todennäköisesti kunnossa. Jukka kertoi myös, että Best in class – (eli hyvän suorituskyvyn omaavat) organisaatiot suoriutuvat kaikilla arvioinnin osa-alueilla paremmin kuin heikomman suorituskyvyn organisaatiot.

Esimerkkinä Valion BiC -kehityspolku

Hannu Nyman esitteli Valion BiC –kehityspolkua, joka käynnistyi alkuvuodesta 2016 BiC –analyysillä. 14 hankinta-ammattilaisen vastauksen perusteella Valio tunnisti vahvuutensa ja heikkoutensa suhteessa top-25 vastanneisiin hankintaorganisaatioihin ja löysi lisäksi yksittäiset quick win -kehittämisen osa-alueet. Valiolaiset työstivät tulokset omalla porukalla nykytilan ja tavoitetilan kautta toimenpidesuunnitelmaksi. Valion kehityshanke on hyvässä vauhdissa BiCin tuella!

Uusi, käyttäjäpalautteen perusteella paranneltu versio työkalusta julkaistaan vuodenvaihteesta. Nyt on mainio hetki tehdä uudenvuodenlupaus ja lisätä BiC omalle tehtävälistalle vuoden 2017 alkuun. Valion hankintajohtaja Jorma Ruikka kiteytti asian havainnollisesti: Best in Class –työkalun avulla hankintaorganisaatio kehittää itse omaa toimintaansa – johdon ei tarvitse tilata ulkopuolisia konsultteja laittamaan asioita kuntoon.

Menestyksestä vuotta 2017 hankintojen kehittämisen parissa!

Sari Hakkarainen
Hankintafoorumin johtoryhmän puheenjohtaja

(Kirjoituksen otsikko on suora lainaus Hankintafoorumin 13.12.2016 järjestetystä tilaisuudesta, jonka otsikkona oli ’Hankinnan kehittämisen A ja O - tunnista organisaatiosi kehittämiskohteet’)